Weg met de kantoortuin!

18-4-2016
Waarom werken we nog steeds massaal in kantoortuinen? Er is niets dodelijker voor de concentratie dan afleidende collega’s.
 
Werkgevers houden van betrokken en bevlogen werknemers, die om de haverklap in een 'flow' geraken: een diepe concentratie waarin ze hun werkzaamheden als in een trance afronden. Tegelijkertijd ziet de doorsnee baas zijn afdeling graag als een bijenkorf waarvan hij zelf de imker is: overal zoemen kenniswerkers rond, die spontaan tweegesprekjes initiëren en daarna volledig geïnformeerd aan de slag gaan om honing te maken.
 
Met dit idee in het achterhoofd is de kantoortuin in de jaren 50 ontworpen: als je nou maar een zichtlijn hebt op zo ongeveer iedereen, dan is de communicatie optimaal en kan er nooit meer iets misgaan.

Prikkels en privacy
‘In kantoortuinen is het weliswaar gemakkelijker om elkaar op te zoeken, maar het nadeel is dat werknemers zich moeilijker van anderen kunnen afzonderen’, zegt omgevingspsycholoog Joren van Dijk van onderzoeksbureau Eyckveld. In hoeverre iemand behoefte aan privacy heeft, verschilt per persoon. Daarbij gaat het niet alleen om gezien worden door anderen, maar ook om gehoord worden. ‘Een gevolg kan zijn dat mensen zich anders gaan gedragen. Managers zeggen bijvoorbeeld dat ze minder feedback geven of vertrouwelijke gesprekken voeren.’ Voorstanders van open ruimtes in kantoren voeren aan dat ze bevorderlijk zijn voor de transparantie binnen bedrijven. Van Dijk: ‘Transparantie is een belangrijk streven binnen bedrijfsvoering, maar soms spelen er gevoelige kwesties. Om je kwetsbaar te kunnen tonen, helpt afgeslotenheid enorm.’

Een ander probleem in kantoortuinen is de grote hoeveelheid afleidende prikkels. Die maken het erg moeilijk om in een flow te raken. Er is meestal veel cafeïne, chocola en minstens een uur ongestoord doorwerken nodig voordat een mens echt op stoom raakt en iets moois kan maken. En dat opbouwen van die concentratie kan in een kantoortuin vaak lastig zijn. ‘Mensen die complexere taken uitvoeren hebben meer last van afleidende prikkels. Ook wie moeite heeft met het negeren van stimuli, ervaart een kantoortuin vaker negatief.’
 
Schotten en flexplekken
Om die negatieve gevolgen van kantoortuinen te verzachten, passen organisaties verschillende methodes toe. Eén daarvan is het opdelen van de werkvloer. ‘In sommige zones staan bijvoorbeeld lange tafels, waar mensen even hun mail kunnen lezen en een praatje kunnen maken’, zegt Floris Vrasdonk, auteur van het boek Wie heeft mijn werkplek gepikt? ‘Maar voor mensen die geconcentreerd moeten werken, kun je plekken afschotten.’ Flexwerkplekken kunnen volgens van Dijk vaak prima uitpakken, maar ‘toch is de behoefte aan een eigen plekje ook heel menselijk. Je ziet dat al in het klein terug bij vergaderingen. Als die worden onderbroken door de lunch, gaat iedereen daarna weer op dezelfde plek zitten. Als je dat niet doet, krijg je heel vreemde gezichten.’
 
Wanneer je stilteruimtes creëert, moeten die bovendien ook echt stil zijn. Van Dijk: ‘Stimuleer een cultuur waarin werknemers elkaar durven aanspreken op ongewenst gedrag. Maak duidelijke afspraken. En geef werknemers het gevoel dat het geen schande is om te mogen zeggen dat je op sommige dagen ongestoord wil kunnen werken of behoefte hebt aan een rustige werkplek.’ Daarnaast adviseert Vrasdonk om te investeren in maatregelen om de akoestiek te verbeteren, zoals geluidsabsorberende schotten en plafonds. ‘Als het heel erg galmt in een ruimte, gaan mensen harder praten.’

Vrijheid en controle
Een kantoor moet mensen vooral het gevoel geven dat ze controle hebben over hun omgeving, zegt Van Dijk: ‘Natuurlijk: alles went en overal valt een mouw aan te passen. Maar mensen hebben psychologische behoeften, zoals privacy of een eigen plekje. Die zijn niet raar, maar heel normaal. Het is prettig als een kantoor werknemers daarin kan faciliteren, in plaats van hinderen.’ Ook managers moeten veranderen, zegt Vrasdonk: ‘Sommige leidinggevenden zouden het liefst op een verhoging zitten om over hun teamleden uit te kunnen kijken. Maar ze moeten leren sturen op resultaten in plaats van op de uitvoering. De afgelopen tien jaar is veel mbo-personeel weggeautomatiseerd. De overgebleven werknemers zijn hooggeschoold en kunnen veel vrijheid aan. Geef hen die ook.’

Bron: Intermediair.nl